Bureau med telepasning

Om bare et par måneder skal det inter-europæiske møde i vores internationale sammenslutning af klubber for sælgere af enhver art løbe af stablen, og den danske afdeling har fået den ære at være vært for mødet, der skal afvikles i København.

Da vi blev tildelt det værtsskab for næsten et år siden, skabte det lidt sved på panden hos mig, for min position i den danske klub gør det helt naturligt, at jeg skal have mere end en enkelt finger med i spillet omkring forberedelserne til det store arrangement, som får mellem 250 og 300 deltagere.

Og det kan godt se lidt overskueligt ud, når man selv har bopæl og arbejdsplads i Østjylland, mens mødet skal foregå i København. Heldigvis har vi et pænt stort budget, så vi har haft mulighed for at købe os til den nødvendige kontorservice hos et bureau i København. Det er især telefonpasning og receptionsservice, det handler om.

Der følger en masse kommunikation med, når alle forberedelser skal på plads, og en del af kommunikationen foregår mellem os som arrangører og ledelserne i de forskellige landes klubber.

I mit daglige arbejde som salgskoordinator i en halvstor virksomhed har jeg naturligvis ikke mulighed for at hænge i telefonen en stor del af dagen i forbindelse med emner, som ret beset ikke har noget direkte med mit arbejde at gøre, så det stod helt fra starten klart, at vi var nødt til at finde en anden løsning.

Og der var det så, at vi entrerede med det bureau i København, som udover forskelligt andet kontorarbejde også leverer telefonservice til os. For selv om en stor del af den nødvendige kommunikation foregår via mail, er der altid en del forespørgsler, som nemmest klares med en direkte telefonsamtale.

Derfor har vi indgået den aftale med bureauet, der står for vores telefonpasning, at de høfligt fortæller den, der ringer op, at jeg vil vende tilbage til dem sent samme dag og besvare deres spørgsmål. Så når arbejdsdagen er slut, ringer jeg op til bureauet for at få numrene på dem, der har ringet i løbet af dagen, så jeg kan ringe tilbage hurtigst muligt. Som regel er der heldigvis kun et par stykker hver dag.

En enkelt opgave har vi helt overladt til bureauet i København, nemlig at stå for reservation af hotelværelser til de mange deltagere i mødet. Vi har tidligere år, hvor det europæiske møde har været holdt i andre lande, været ude for, at arrangørerne ikke ville påtage sig opgaven med at finde hotelværelser til mødedeltagerne. Det har vi så selv skullet gøre, men vi har altså her i Danmark valgt at yder den yderligere service til vores kolleger fra de andre lande.

Men vores bureau i København tilbyder også en udstrakt kundeservice, som bureauet hævder at have stor ekspertise i. Det ser nu også ud til at være tilfældet, for jeg har for nylig tjekket op på netop situationen med overnatninger, og indtil nu er det gået glat med at finde hotelværelser til alle de mødedeltagere, der har henvendt sig med et ønske om det.

Author: Henrik Skadseby

Share This Post On